Γράφει η Νανά Παλαιτσάκη
Αν υπάρχει μια φράση που ακούγεται καθημερινά σε κάθε εργασιακό περιβάλλον, είναι αυτή. Τη χρησιμοποιεί ο διευθυντής που περιμένει μια αναφορά που δεν έρχεται ποτέ. Τη λέει ο επιχειρηματίας που βλέπει ότι οι εκκρεμότητες συσσωρεύονται. Τη λέει ο εργαζόμενος που εξαρτάται από συναδέλφους για να ολοκληρώσει τη δική του δουλειά, τη χρησιμοποιούν οι αρχισυντάκτες των εκπομπών ή των site, την λένε και την ξαναλένε γονείς στα παιδιά.
Στην αρχή μοιάζει με λύση. Είναι πιο γρήγορο να το κάνεις μόνος σου παρά να εξηγείς ξανά και ξανά τι πρέπει να γίνει, γιατί και ενέργεια ξοδεύεις και περισσότερο εκνευρισμό συσσωρεύεις.
Με τον καιρό όμως, αυτή η συνήθεια μετατρέπεται σε παγίδα. Οι ευθύνες συγκεντρώνονται στους ίδιους ανθρώπους, η πίεση αυξάνεται, η συνεργασία να υποχωρεί και οι περισσότεροι σιγά – σιγά επαναπαύονται ότι: τελικά θα το κάνει ο «άλλος»
Το παράδοξο είναι ότι τις περισσότερες φορές το πρόβλημα δεν είναι η αδιαφορία ή η ανικανότητα των συνεργατών, η και των παιδιών μας (Για το θέμα που αφορά τους ρόλους στην οικογένεια θα γράψω ξεχωριστό άρθρο). Είναι ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνούμε τις προσδοκίες μας, αναθέτουμε ευθύνες και παρακολουθούμε την εξέλιξη των εργασιών.
Γιατί λοιπόν καταλήγουμε να τα κάνουμε όλα μόνοι μας; Τι μπορούμε ν’ αλλάξουμε ώστε ο καθένας ν’ αναλαμβάνει την ευθύνη που του αναλογεί;
Το πρόβλημα συνήθως δεν είναι η πρόθεση. Είναι η διαδικασία.
Το μεγαλύτερο λάθος: η ψευδαίσθηση της σαφήνειας
Όταν αναθέτουμε κάτι, συχνά θεωρούμε ότι ο άλλος κατάλαβε ακριβώς αυτό που έχουμε στο μυαλό μας. Στην πραγματικότητα, όμως, η κατανόηση δεν είναι δεδομένη.
Πολλές φορές μπορεί να υπερεκτιμάμε το πόσο ξεκάθαρα έχουμε επικοινωνήσει αυτό που ζητάμε. Αυτό όμως που για εμάς είναι αυτονόητο, για τον συνεργάτη μπορεί να είναι ασαφές ή να ερμηνεύεται διαφορετικά.
Τι κάνουμε λοιπόν:
Αντί να λέμε:
«Ψάξτο και ενημέρωσέ με»
είναι προτιμότερο να λέμε:
«Μέχρι την Πέμπτη στις 15:00 θέλω μια πρόταση δύο σελίδων με τις τρεις καλύτερες επιλογές και το εκτιμώμενο κόστος της καθεμίας ή Μέχρι την Πέμπτη στις 15:00 θέλω 15 προτάσεις προσώπων για εξώφυλλο και να επιχειρηματολογήσεις γιατί τους προτείνεις»
Η σαφήνεια μειώνει δραστικά τις πιθανότητες παρερμηνείας.
Η ανάθεση δεν ολοκληρώνεται όταν μιλάμε
Πολλοί πιστεύουν ότι η ανάθεση τελειώνει τη στιγμή που δίνουν μια οδηγία. Στην πραγματικότητα, εκεί ξεκινά.
Μια αποτελεσματική ανάθεση περιλαμβάνει τέσσερα στοιχεία:
- Τι ακριβώς πρέπει να γίνει.
- Ποιος είναι υπεύθυνος.
- Πότε πρέπει να ολοκληρωθεί.
- Πώς θα γίνει ο έλεγχος της προόδου.
Χωρίς αυτά τα στοιχεία, η εργασία συχνά μετατρέπεται σε μια αόριστη προσδοκία.
Η υπενθύμιση δεν πρέπει να αντικαθιστά το σύστημα
Σε πολλές ομάδες η λειτουργία βασίζεται στη μνήμη του πιο υπεύθυνου ανθρώπου. Αυτός θυμίζει, παρακολουθεί, διορθώνει και πιέζει.
Όμως όταν η πρόοδος εξαρτάται από διαρκείς υπενθυμίσεις, το πρόβλημα δεν είναι οι άνθρωποι αλλά το σύστημα.
Η χρήση κοινών εργαλείων παρακολούθησης εργασιών, σαφών χρονοδιαγραμμάτων και τακτικών σημείων ελέγχου μειώνει την ανάγκη προσωπικής πίεσης και αυξάνει τη διαφάνεια.
Μήπως φταίει και η δική μας στάση;
Υπάρχει μια ακόμη δύσκολη αλήθεια.
Όταν αναλαμβάνουμε συνεχώς να ολοκληρώνουμε τις δουλειές των άλλων, εκπαιδεύουμε άθελά μας το περιβάλλον μας να βασίζεται σε εμάς.
Αν κάθε φορά που κάποιος καθυστερεί παρεμβαίνουμε για να «σώσουμε την κατάσταση», το μήνυμα που περνάμε είναι ότι τελικά κάποιος άλλος θα αναλάβει την ευθύνη.
Οι ευθύνες πρέπει να παραμένουν εκεί όπου ανατέθηκαν.
Από τον έλεγχο στην εμπιστοσύνη
Ο στόχος δεν είναι να ελέγχουμε περισσότερο τους ανθρώπους. Είναι να δημιουργούμε συνθήκες όπου οι άνθρωποι μπορούν να λειτουργούν, χωρίς συνεχή επίβλεψη.
Οι καλύτερες ομάδες δεν λειτουργούν επειδή κάποιος επαναλαμβάνει συνεχώς τις ίδιες οδηγίες. Λειτουργούν επειδή υπάρχουν σαφείς προσδοκίες, αμοιβαία εμπιστοσύνη και ξεκάθαρες διαδικασίες
Και στην τελική θα πρέπει να κατανοήσουμε μια πραγματικότητα. Δεν είναι όλοι το ίδιο εύστροφοι, δεν είναι όλοι το ίδιο εργατικοί και δεν έχουν όλοι την ίδια διάθεση εξέλιξης.
Για να πορευτούμε όμως παρέα σε μια ομάδα, απαιτείται ο «αρχηγός» να διακρίνει τις δεξιότητες του καθενός, καθώς όλοι δεν είμαστε για όλα, να επιβραβεύει όσους βελτιώνονται και να εξουδετερώνει από τις ομάδες εκείνον ή εκείνους που με τις αστοχίες τους ή τον κακό χαρακτήρα τους μπορούν να βάλουν σε κίνδυνο όλους τους υπόλοιπους.
Και κάτι τελευταίο εξαιρετικά σημαντικό: Εκτός από τις προφορικές συζητήσεις, το πλέον σημαντικό είναι η ηλεκτρονική επικοινωνία καθώς τα «γραπτά μένουν» με αντίστοιχη κοινοποίηση σε όλους τους εμπλεκόμενους Θυμάμαι ότι πριν 34 χρόνια που μας είχε στείλει ο Ιδιοκτήτης του Αντένα να εκπαιδευτούμε στο CNN, ένας από τους πιο βασικούς κανόνες που μας υποχρέωσαν να τηρούμε και ν’ απαιτούμε να εφαρμόζεται, είναι η επικοινωνία με mail που το θεωρούσαν πιο βασικό από την αναπνοή
Πληροφορίες από το: Goleman, D. (2000). Leadership That Gets Results. Harvard Business Review.
